Centro de Estudos Avançados de Governo e Administração Pública

A elaboração do diagnóstico da área de infraestrutura adotou os mesmos procedimentos metodológicos das etapas anteriores. O modelo avaliativo, construído em parceria com as Unidades da Administração Central, buscou investigar a percepção e as expectativas dos gestores de Unidades Acadêmicas e Administrativas sobre o desenvolvimento de atividades na área de infraestrutura. Além disto, identificou e avaliou as práticas de gestão adotadas pelas Unidades Gestoras Centrais vinculadas à Reitoria.

O questionário, elaborado pela equipe do CEAG com a participação da PRC, CEPLAN, DAF, DEG/REUNI e CPD, foi posteriormente avaliado por um grupo de foco. O Cespe desenvolveu o formulário eletrônico para aplicação do questionário e recrutou a equipe de entrevistadores.

O CEAG capacitou os entrevistadores, coordenou a aplicação dos questionários e definiu os parâmetros e critérios de avaliação a serem adotados na aplicação do MCDA.

Estrutura do Questionário

O questionário usado na avaliação da gestão da infraestrutura da UnB foi divido em três partes: a primeira foi respondida pelos gestores de unidades integrantes do sistema de planejamento. A segunda parte apresentou questões adicionais relacionadas a uma avaliação complementar das práticas adotadas pelas unidades centrais gestoras da infraestrutura global (CEPLAN, CME, DAF, DEG, PRC e CPD). A terceira e última parte, respondida pela equipe de gestores da PRC, teve por objetivo mapear as características do modelo de gestão de infraestrutura adotado na gestão de serviços gerais.

A composição das três partes do questionário é apresentada a seguir.

• PARTE 1 – Avaliação da percepção dos gestores de unidades sobre os seguintes focos avaliativos e dimensões que os integram:  gestão do espaço físico, gestão de manutenção de infraestrutura e gestão de compras e de serviços.
• PARTE 2 – Avaliação complementar das Unidades Gestoras Centrais da infraestrutura da UnB (DAF, CME, CEPLAN, PRC, DEG/REUNI, CPD).

• PARTE 3 – Avaliação do modelo de gestão de infraestrutura adotado pela Prefeitura do Campus e composto de sete dimensões.

• 48% das Unidades consideraram os espaços disponíveis para as atividades administrativas como “ruim” e “péssimo”, enquanto 21% consideraram “bom” e apenas 7% avaliaram como “excelente”.
  
• 56% das Unidades Acadêmicas consideraram os espaços para as atividades acadêmicas como sendo “ruim” e “péssimo”, enquanto 16% avaliaram como “bom” e apenas uma unidade como “excelente”.
• As salas de professores e as salas de estudo para estudantes foram avaliadas pelas Unidades Acadêmicas como “ruim” e “péssimo”, por 54% e 60% dos respondentes, respectivamente. As avaliações positivas, classificadas como “excelente” e “bom”, foram manifestadas por apenas 12% e 8%, respectivamente, para os mesmos itens.
• Os espaços disponíveis para eventos (seminários, oficinas, eventos científicos, etc.) foram considerados inadequados por 52% das Unidades Administrativas e Acadêmicas entrevistadas, que os consideraram como “ruim” e “péssimo”. Apenas 25% das Unidades Acadêmicas e Administrativas estavam satisfeitas, avaliando como “excelente” e “bom”.
• Os espaços de convivência utilizados pelos usuários das Unidades Acadêmicas e Administrativas foram avaliados como “ruim” e “péssimo” por 58% e como sendo “bom” por apenas 11% dos entrevistados.  Nenhuma unidade considerou este item “excelente”.

• As vagas para estacionamento foram consideradas insuficientes por 64% das Unidades, que avaliaram este quesito como “ruim” e “péssimo”, enquanto apenas 18% avaliaram como “excelente” e “bom”.
  
• O nível de insegurança em geral é preocupante, pois 57% das Unidades Acadêmicas e Administrativas consideraram como “ruim” e “péssimo” as condições de segurança nos diversos espaços da Universidade. Apenas 21% dos entrevistados consideraram a segurança em geral como “excelente” e “bom”.
• Adequação e o estado de conservação dos sanitários em geral as avaliações foram as seguintes: “péssimo” (32%), “ruim” (21%), “médio” (18%), “bom” (26%) e “excelente” (3%).
• As condições de acessibilidade para portadores de necessidades especiais foram consideradas como “ruim” e “péssimo” por 53% das Unidades entrevistadas, e 31% avaliaram este item como “excelente” e “bom”.
• A iluminação externa dos campi da UnB foi considerada como sendo “ruim” e “péssimo” por 71% dos entrevistados e apenas 15% consideraram como “bom” este aspecto da análise.
• A adequação e estado de conservação e manutenção de áreas externas (parques e jardins, vias de tráfego de veículos, calçadas, iluminação pública, etc.) foram avaliados como “bom” por 42% dos respondentes, enquanto 27% consideraram este aspecto da avaliação como “ruim” e “péssimo”.
• A avaliação da adequação da programação visual do campus foi polarizada, pois 26% a consideraram como “excelente” e “bom”, enquanto 33% avaliaram como “ruim” e “péssimo”.

• Em relação ao Restaurante Universitário, 5% dos gestores das Unidades Acadêmicas e Administrativas consideraram o serviço como “excelente” e 38% consideraram como “bom”, 27% classificaram como “médio” e 30% avaliaram o serviço como “ruim” e “péssimo”.

Como em muitos casos os gestores não eram usuários desse serviço seria interessante comparar essa avaliação com a opinião dos estudantes. 

• 72% das Unidades consideraram o serviço oferecido pelas lanchonetes, como sendo “ruim” e “péssimo” e apenas 7% o consideraram “bom”. Não houve nenhuma opinião no nível “excelente”, o que demonstrou grande descontentamento por parte dos gestores das Unidades Acadêmicas e Administrativas.

Os gestores avaliaram o processo construção de novas obras e obras de adaptação e ampliação realizadas pela Universidade, por intermédio do Centro de Planejamento Oscar Niemayer (CEPLAN), para atender as demandas da Unidade.

O item relativo à “adequação da política de construção de obras novas” foi considerado minimamente satisfatório, tendo alcançado 52% de pontuação “excelente” e “bom”.  Todos os demais itens apontam para um desempenho negativo, segundo a opinião das Unidades Acadêmicas e Administrativas entrevistadas.

(*) Referente à capacidade das Unidades em acompanhar e prever a evolução de suas demandas relativas a novas construções, reformas e ampliações.

Os gestores de Unidades Acadêmicas e Administrativas foram consultados a respeito do processo construção de obras de reforma, adaptação e ampliações realizadas pela Universidade, por intermédio da Prefeitura do Campus (PRC), para atender às demandas da Unidade.

Os números demonstraram grande insatisfação dos usuários dos serviços de obras de reforma, adaptações e ampliações sob a responsabilidade da PRC, indicando que essa é uma área crítica e que medidas urgentes precisam ser adotadas para a sua melhoria.

(*) Referente à capacidade das Unidades em acompanhar e prever a evolução de suas demandas relativas a novas construções, reformas e ampliações.

Consultados sobre a oferta, a qualidade e a manutenção dos serviços de telefonia e eletricidade, os gestores demonstraram insatisfação, evidenciando a existência de fragilidades importantes em sua oferta.

Os serviços de água e esgoto foram avaliados de forma um pouco menos crítica, porém apresentaram fragilidades importantes, demandando intervenção urgente nessa área.

• A comparação das opiniões relativas aos três serviços demonstou haver consenso na Universidade de que as políticas adotadas em relação à oferta dos serviços de limpeza, vigilância e portaria foram consideradas inadequadas, requerendo, portanto, intervenção urgente no sentido de aperfeiçoá-las.
• Havia dois grupos de unidades com posições opostas em relação à avaliação dos serviços de limpeza oferecidos pela UnB. Em torno de 40% dos usuários estavam satisfeitos com os serviços de limpeza, enquanto cerca de 1/3 das Unidades estavam muito insatisfeitos.
• Os serviços de vigilância oferecidos na Universidade deixavam muito a desejar, apresentando avaliação mais negativa do que os demais serviços avaliados.
• Com exceção da política para a área, cerca de 40% das Unidades avaliaram o Serviço de Portaria como sendo “ruim” e “péssimo”, enquanto aproximadamente 30% o colocaram em um nível “excelente” e “bom”.

• A insatisfação com a manutenção predial, sob a responsabilidade da PRC, e com a manutenção de equipamentos, sob a gestão da CME, foi muito expressiva. 

As respostas dos gestores evidenciaram que o nível de atendimento das demandas das Unidades era muito baixo. Apenas o item relativo à aquisição de material de consumo apresentou algum resultado positivo, onde 54% dos respondentes consideraram o serviço como sendo “excelente” e “bom”. A política de compras, embora tenha sido mais bem avaliada do que as demais não atendia às expectativas das Unidades.

A baixa capacidade ou pouco interesse manifestado pelas Unidades em planejar as suas demandas de compras reflete-se diretamente na atividade do setor responsável por este serviço, acarretando acúmulo de pedidos em determinados períodos e fracionamento de compras para suprir situações não previstas. Estas características do processo de gestão das unidades entrevistada implicavam em trabalho repetido e atrasos frequentes no atendimento das solicitações.

As Unidades Acadêmicas e Administrativas avaliaram um conjunto de serviços presentes no cotidiano da Universidade e com grande relevância em sua gestão. A percepção dos gestores é bastante crítica em relação à qualidade destes serviços.

Avaliação de gestores de Unidades Acadêmicas e Administrativas, por focos de análise. A partir da comparação da pontuação conferida pelos entrevistados, percebeu-se a convergência de opiniões sobre a fragilidade do modelo de Gestão de Infraestrutura na UnB.

Avaliação geral dos gestores de Unidades Acadêmicas e Administrativas sobre a gestão da infraestrutura e suas dimensões.

Nesta etapa do trabalho o objetivo central foi conhecer alguns aspectos complementares relacionados às práticas de gestão de infraestrutura adotadas pelas seis unidades entrevistadas (DAF, CME, CEPLAN, PRC, DEG/REUNI e CPD).

Planejamento de atividades, projeção de demanda e utilização de indicadores de gestão

• 4 das unidades entrevistadas elaboravam os seus planejamentos a partir de consultas as demais unidades da Universidade a respeito de suas demandas. Duas unidades declararam não realizar ou realizar apenas parcialmente algum tipo de consulta.
• Das 6 unidades consultadas, metade adotava sistema de projeção de demanda em seu planejamento e monitorava a execução das atividades de infraestrutura que gerenciava. Uma unidade manifestou realizar apenas um dos aspectos mencionados e outra unidade não fazia projeção de demanda e nem acompanhamento da realização das atividades que coordena.
• Sobre a avaliação do sistema de indicadores adotados no monitoramento da execução do planejamento das atividades de infraestrutura que gerenciavam, apenas duas unidades consideravam possuir um bom sistema de indicadores, 2 unidades entendiam que seu sistema era regular, uma unidade declarou que seu sistema era ruim e uma unidade entendia que a pergunta não se aplicava às suas atividades.

Adequação do grupo de trabalho responsável pela realização das atividades de gestão da infraestrutura na Unidade Gestora Central

• Em relação à adequação do número de pessoas responsáveis pelas atividades de gestão da infraestrutura, uma Unidade considerou que o número de pessoas era insuficiente, 3 manifestaram que o quantitativo existente atendia parcialmente às necessidades, mas era preciso ação urgente, enquanto 2 unidades consideraram que o grupo atendia parcialmente às necessidades, mas havia espaços para melhorias.
• Sobre o perfil de capacitação das pessoas que atuavam na gestão da infraestrutura, duas unidades avaliaram que os integrantes de suas equipes tinham perfil de capacitação que atendia parcialmente às necessidades, mas era preciso ação urgente; 3 consideraram que o grupo atendia parcialmente às necessidades, mas havia espaços para melhorias, e uma unidade considerou que o perfil de capacitação do seu grupo de gestores superava as expectativas.

Monitoramento da qualidade dos serviços realizados, acompanhamento do nível de satisfação dos usuários, controle de custos, efetividade de programas de promoção de segurança física e patrimonial e programas de redução de perdas

• Não foi identificada a utilização sistema efetivo de aferição de qualidade e de satisfação dos usuários, administração de perdas, monitoramento e administração de custos, programas de promoção de segurança física e patrimonial entre outros elementos fundamentais para a boa prática de gestão de contratos.
• As iniciativas existentes era pouco efetivas, não sendo possível perceber a presença de um determinado padrão de atuação.

O atual modelo de gestão de infraestrutura da Universidade de Brasília apresentou diversas características preocupantes, descritas a seguir.

• Fragmentação excessiva de atribuições e tarefas entre diferentes Unidades.
• Falta de coordenação na atuação das diversas Unidades diretamente responsáveis pela gestão da infraestrutura.
• Ausência de um sistema de controle de gestão dos contratos com as empresas terceirizadas.
• Falta de pessoal capacitado para o desempenho de tarefas vinculadas à gestão de infraestrutura, especialmente à gestão de contratos.
• Ausência de um sistema articulado de planejamento e orçamento que contemple, entre outros aspectos, a projeção das demandas da comunidade.
• Ausência de um sistema de acompanhamento das solicitações dos serviços relacionados à manutenção e ampliação da infraestrutura existente.
• Ausência de um sistema efetivo de planejamento de compras de material de consumo e permanente, assim como de serviços de manutenção, acarretando em excesso de aquisições em caráter emergencial.
• Deficiências importantes em todos os sistemas de gestão de serviços gerais relacionados à área de infraestrutura (eletricidade, telefonia, água, resíduos, limpeza, vigilância, portaria, etc).
• Ausência de uma política articulada de gestão de perdas e segurança no campus.

A partir das respostas dadas pelas Unidades entrevistadas foi possível formular as recomendações para aperfeiçoamento do modelo de gestão de infraestrutura da Universidade listadas a seguir.

1. Gestão estratégica da infraestrutura – Implantar práticas de gestão estratégica da infraestrutura que sejam integradas aos demais instrumentos de planejamento institucional da Universidade.
2. Programa de capacitação de pessoas – Desenvolver programa de capacitação de pessoas para gestão de infraestrutura contemplando, de maneira especial, a área de elaboração de projetos básicos, elaboração de editais, acompanhamento e fiscalização de contratos.
3. Gestão integrada da informação – A gestão integrada da informação sobre infraestrutura torna-se necessária para que se obtenham dados consolidados sobre as demandas e as ações em execução, subsidiando assim a gestão estratégica e a efetividade das intervenções.
4. Controle de qualidade e aferição da satisfação do usuário – Desenvolvimento de práticas de controle de qualidade, monitorando e avaliando a adequação dos serviços oferecidos, o tempo de resposta às demandas e o custo dos serviços providos.
5. Modernização da gestão de serviços de infraestrutura – Realização de estudo que avalie a adequação de cada um dos serviços relacionados à infraestrutura hoje internalizados pela UnB, analisando seu custo, qualidade, tempo de atendimento às demandas e a satisfação dos usuários. Nesse estudo devem ser consideradas alternativas para o modelo adotado pela UnB, que contempla, na maioria dos casos, a utilização de pessoal permanente do quadro e de empresas que fornecem mão de obra que é gerenciada pela Universidade.
6. Reestruturação da política de compras e centralização das licitações – Desenvolver práticas que permitam aprimorar o planejamento, a execução e o controle das atividades de compras, buscando atingir o equilíbrio entre custo e confiabilidade, reduzir o prazo de atendimento às solicitações das Unidades, evitar o fracionamento excessivo de despesas, utilizar preferencialmente a modalidade de pregão eletrônico de ata de registro de preços.
7. Reestruturação da política de cessão de espaços e permissões para atividades comerciais no campus – A cessão dos espaços da Universidade para funcionamento de atividades comerciais carece de uma política claramente explicitada que contemple, entre outros fatores, o cumprimento das normas e regulamentos e que estipule, inclusive, a existência de condições sanitárias e de segurança mínimas para funcionamento.
8. Mudanças na política de segurança – O descontentamento generalizado com as condições de segurança demandam mudanças importantes e urgentes. Dentre as mudanças sugeridas a serem implantadas sugere-se que seja dada prioridade aos estudos já realizados sobre as condições de segurança, visando à instalação de um sistema de vigilância eletrônica na Universidade. Esse sistema deve ser entendido apenas como um primeiro passo no estabelecimento de uma nova política de segurança que seja amplamente disseminada e adotada pela comunidade universitária.