Centro de Estudos Avançados de Governo e Administração Pública

• Seleção dos itens a avaliar a partir do trabalho desenvolvido no FORPLAD.
• Definição de um conjunto de critérios que pautam a análise das práticas de gestão da área em avaliação.
• Elaboração do Questionário – baseado na MCDA (focos, dimensões, critérios, escalas) para todas as 66 unidades integrantes do sistema de Planejamento da UnB.
• Ajuste e validação do Questionário com a participação dos gestores das áreas correspondentes.
• Elaboração do Questionário eletrônico: CESPE & CEAG.

QUESTIONÁRIO

• Foco 1 – Gestão de Contratos Administrativos. Composto por 17 questões fechadas e 4 questões abertas, aplicado a todas as Unidades integrantes do Sistema de Planejamento da UnB;
• Foco 2– Gestão de Convênios. Composto por 16 questões fechadas e 4 questões abertas, aplicado a todas as Unidades integrantes do Sistema de Planejamento da UnB.
• Aplicação do no período de 5 de setembro a 14 de outubro de 2011.
• Responderam ao questionário 34 Unidades Acadêmicas e 21 Unidades Administrativas.

Organização e Práticas nas Unidades

• 71% das unidades entrevistadas afirma realizar contratos pertinentes às atividades acadêmicas e/ou administrativas sob a sua responsabilidade.
• Em 47% dessas unidades existe pessoa responsável para cuidar da gestão de contratos.
• Aproximadamente 88% das unidades tinham contratos em vigência no biênio 2009/2010.
• Apenas 12% dos entrevistados afirmam que a sua unidade não possui setor ou pessoal responsável pela gestão dos contratos sob sua coordenação.
• 41% das unidades acadêmicas entrevistadas consideram adequada a estrutura física e/ou de pessoal responsável pelos contratos em sua unidade.
• Apenas 20% das unidades administrativas entrevistadas consideram adequada a estrutura física e/ou de pessoal responsável pelo gerenciamento de seus contratos.
• Apenas 21% das unidades entrevistadas que gerenciam contratos afirma ser adequado oquantitativo de pessoas atuando na área.
• O perfil de capacitação das pessoas que gerenciam contratos nas unidades foi considerado adequado por aproximadamente 44% dos entrevistados.

Execução e Acompanhamento nas Unidades

• Apenas 9 das unidades entrevistadas lançam no SIAFI todos os registros financeiros dos contratos sob sua responsabilidade.
• Praticamente metade das unidades avalia como sendo adequado o acompanhamento físico-financeiro dos contratos (pagamentos, registro no SIAFI, cumprimento das metas, etc.).
• O acompanhamento da execução dos contratos (prazo, termos aditivos, acompanhamento do fiscal do contrato, qualidade dos serviços prestados, entre outros), é considerado adequado por 43% das unidades acadêmicas e por apenas 29% das unidades administrativas.

Em função da expressiva predominância da participação das unidades acadêmicas na gestão de convênios e da pouca representatividade dessa atividade junto às unidades administrativas, a análise sobre a gestão de convênios na UnB reflete, principalmente, a percepção das 27 unidades acadêmicas (entre 34 unidades entrevistadas) que gerenciam convênios, sem desconsiderar as respostas das 3 unidades administrativas que também atuam nessa atividade.

Organização e Práticas nas Unidades

• 55% de todas as unidades entrevistadas afirmam realizar convênios pertinentes ao desenvolvimento de atividades acadêmicas e/ou administrativas sob a sua responsabilidade.
• Em 58% das unidades acadêmicas existe um setor específico ou pessoa responsável pelo gerenciamento das atividades envolvendo convênios.
• Das 3 unidades administrativas que operam com convênios, 2 delas possuem um setor específico ou pessoa responsável pelos convênios.
• 3/4 das unidades acadêmicas entrevistadas tinham convênios em vigência em 2010, enquanto apenas 3 unidades administrativas mantinham convênios em vigência neste mesmo ano.
• 65% das unidades acadêmicas gerenciam mais de 4 convênios no mesmo ano, sendo que 5 unidades (20%) operam mais de 10 convênios.
• 58% das unidades acadêmicas possuem setor específico ou pessoa responsável pelo gerenciamento das atividades envolvendo convênios.
• Das 3 unidades administrativas que operam com convênios, 2 delas possuem um setor específico ou pessoa responsável pelos convênios.
• Apenas 10% das unidades acadêmicas entrevistadas consideram adequada a estrutura física e/ou de pessoal responsável pelos convênios em sua unidade.
• Das 3 unidades administrativas que operam com convênios, 2 delas consideram adequada a estrutura física e/ou de pessoal responsável pelo gerenciamento de seus convênios.
• Para apenas 28% das unidades o quantitativo de pessoas que atua na área de convênios está adequado às suas necessidades.
• O perfil de capacitação das pessoas que gerenciam convênios nas unidades foi considerado adequado por apenas 36% dos entrevistados.

Execução e Acompanhamento nas Unidades

• Apenas 10 das 30 unidades que administram convênios manifestaram opinião sobre a qualidade do SICONV – Sistema de Gestão de Convênios e Repasses. Há indícios de que as práticas de gestão dos convênios firmados pela UnB têm como características que os mesmos não são registrados diretamente pelas unidades gestoras.
• Apenas 2 unidades consideram o SICONV adequado às suas necessidades.
• Para 48% das unidades, o acompanhamento das metas físico-financeiras dos convênios (apresentação de relatórios, prestação de contas, cronograma de desembolso, plano de aplicação, registro no SIAFI) é satisfatório.
• Para 48% das unidades o controle davigência de execução dos convênios por elas geridos (prazos, termos aditivos, fiscalização e qualidade) é satisfatório.

Organização e Práticas na UnB

• Aproximadamente 40% das unidades entrevistadas avaliam positivamente a estrutura organizacional responsável pela gestão de convênios na UnB.
• Apenas 1/5 das unidades avalia positivamente o fluxo de tramitação dos processos para formalização de convênios.
• Apenas 1/5 das unidades avalia positivamente a qualidade do atendimento prestado pela estrutura gerencial da UnB, responsável pela operacionalização dos convênios da unidade (área jurídica, orçamentária, convênios, financeira e contábil).

Gestão da informação na UnB

• Cerca de 27% das unidades entrevistadas considera que a disponibilidade das informações necessárias para a elaboração dos convênios atende as suas necessidades (acesso às normas internas, conhecimento da legislação, minuta aprovada pelo órgão jurídico da UnB, dente outras).
• Cerca de 40% das unidades entrevistadas se mostram satisfeitas em relação à qualidade das informações disponíveis para a elaboração dos convênios.
• 35% dos entrevistados avaliou positivamente o item “adequação, disseminação e utilidade das normas da Universidade relativas à gestão de convênios”.
• Apenas 1/5 das unidades consideram adequada a integração entre os sistemas informatizados necessários para que a unidade execute as atividades referentes aos convênios.

A situação atual da gestão de informação relacionada à área de convênios aponta para a existência de deficiências importantes tanto no acesso as informações quanto na funcionalidade e integração dos sistemas necessários à execução dos convênios, corroborando assim os indícios apresentados nos itens anteriores, que evidenciam a fragilidade das práticas de gestão de convênios hoje existentes na UnB.

Avaliação das Unidades Acadêmicas e Administrativas por Dimensão – Gestão de Contratos

Avaliação Global – Gestão de Contratos

Avaliação das Unidades Acadêmicas e Administrativas por Dimensão – Gestão de Convênios

Avaliação Global – Gestão de Convênios

Avaliação Global das Unidades Acadêmicas e Administrativas por Dimensão – Gestão de Contratos e Convênios

Nas unidades acadêmicas e administrativas os principais problemas identificados são os seguintes:

1. Ausência de informações sobre os contratos e convênios sob a sua responsabilidade, visto que muitos deles são encaminhados diretamente pelos interessados à Reitoria, sem apreciação das instâncias competentes da unidade de origem.
2. Falta de pessoal especializado para atuar na área de gestão de contratos e convênios.
3. Falta de oportunidade de capacitação e aperfeiçoamento das equipes.
4. Falta de conhecimento das normas e procedimentos relacionados à área de gestão de contratos e convênios.
5. Deficiente integração entre as atividades desenvolvidas nas unidades e na Reitoria.

No âmbito da Administração Central da UnB percebem-se as seguintes dificuldades relativas à gestão de contratos e convênios:

1. Necessidade de ampla revisão do modelo de gestão de contratos e convênios atualmente adotado na UnB.
2. Falta de pessoal especializado.
3. Falta de oportunidade de capacitação e aperfeiçoamento das equipes.
4. Ausência de sistemas gerenciais de informações adequados às necessidades dos gestores.
5. Falta de integração entre os sistemas institucionais hoje existentes que afetam a gestão de contratos e convênios.
6. Ausência de políticas de atualização, manualização e divulgação dos procedimentos e normas pertinentes aos contratos e convênios.
7. Lentidão e excessiva burocracia na tramitação de processos.
8. Deficiente integração entre as atividades desenvolvidas na Reitoria e nas unidades.

A partir das respostas das unidades entrevistadas e da análise do tema pela equipe de pesquisa, é possível formular as seguintes recomendações para aperfeiçoamento do modelo de gestão de Contratos e Convênios da UnB:

1. Realização de análise específica dos contratos e convênios firmados pela Universidade de Brasília ao longo dos últimos anos, caracterizando sua natureza, os problemas encontrados na sua elaboração e implementação e os resultados gerados, assim como o impacto sobre as atividades de ensino, pesquisa e extensão.
2. Definição de uma política institucional de caráter estratégico – devidamente aprovada pelos colegiados superiores – e que possa orientar a redefinição do modelo de gestão hoje existente, assim como pautar o debate sobre mudanças em normas e processos relativos à área de contratos e convênios.
3. Ampla revisão do modelo de gestão hoje existente, com mudanças na arquitetura dos processos e na distribuição de atribuições e competências no âmbito da Administração Central, assim como entre essa e as demais unidades acadêmicas e administrativas.
4. Desenvolvimento e implementação de uma política específica de pessoal para a área de contratos e convênios, que resulte na ampliação do quantitativo de pessoas que atuam nessa área, assim como na implementação de um programa de capacitação, que venha a gerar uma ampla gama de alternativas para aperfeiçoamento e especialização de pessoas da área de contratos e convênios.
5. Realização de ampla revisão e atualização das normas sobre gestão de contratos e convênios, que resulte na atualização e simplificação dos processos.
6. Estabelecimento de uma política de disseminação e manualização dos procedimentos relativos à gestão de contratos e convênios.
7.  Desenvolvimento de política de gestão de informação contemplando, entre outros elementos, o desenvolvimento de um sistema gerencial de informação, uma base consolidada de dados e um portal que divulgue procedimentos e normas adotados na Universidade relativos à gestão de contratos e convênios.
8.  Identificação das melhores práticas adotadas em outras IFES para subsidiar a elaboração das especificações dos diversos tipos de contratos realizados pela UnB, de modo a qualificar cada vez mais o processo de estruturação dos termos de referência.
9. Incluir no módulo de capacitação da UnB um programa específico para capacitação de servidores que atuam na área de contrato e convênios.
10. Normatizar e padronizar modelos de contratos e convênios, disseminando-os amplamente entre os gestores das unidades acadêmicas e administrativas.
11. Definir as normas para orientar gestores e fiscais sobre a rotina de acompanhamento de contratos e convênios.
12. Designar institucionalmente a Comissão de Repactuação de Contratos, conforme prevê a legislação vigente, responsável pela análise dos processos que demandam ajustes nos valores previamente contratados.
13. Rever os fluxos de tramitação de processos, inclusive na área jurídica, visando acelerar a sua tramitação.
14. Promover maior integração entre os setores da administração central envolvidos na tramitação de processos (decanatos, diretorias, outros órgãos centrais como a PJU), de modo a otimizar o tempo de tramitação, reduzir os gargalos e minimizar o retrabalho.